Coinepay | Comment payer les abonnements logiciels de votre entreprise

Payer des logiciels pour une entreprise ne se résume pas à saisir un numéro de carte. Vous devez choisir le bon abonnement et le bon nombre de licences utilisateur, utiliser un moyen de paiement accepté par le fournisseur, fournir des informations de facturation exactes et prévoir un suivi des renouvellements. Une carte virtuelle Coinepay peut être utilisée pour payer en ligne ; Coinepay Global Remittance est une autre option lorsque le fournisseur a approuvé la facturation sur facture et fournit des instructions de virement. Les options disponibles dépendent du processus de paiement ou du contrat du fournisseur.

Avant de payer : vérifiez comment le fournisseur facture votre entreprise

Commencez par consulter la page officielle des tarifs du fournisseur, son processus de paiement ou le bon de commande signé. Vérifiez le produit, le nombre de licences utilisateur, la fréquence de facturation, la devise de paiement, les conditions de renouvellement et les personnes autorisées à modifier ou à résilier l’abonnement. Les prix et les moyens de paiement varient selon le produit et la région. Faites approuver l’achat par la personne responsable du budget avant d’ajouter un moyen de paiement.

La plupart des achats suivent l’un de ces deux parcours :

Paiement en libre-service : Le fournisseur accepte les paiements par carte en ligne et peut enregistrer la carte pour les renouvellements automatiques. Utilisez ce parcours lorsque le processus de paiement du fournisseur propose le paiement par carte pour le compte de votre entreprise.
Facturation sur facture approuvée : Le fournisseur émet une facture indiquant les modalités et les instructions de paiement. Utilisez le moyen de paiement précisé sur cette facture, s’il est disponible pour votre entreprise ; ne supposez pas qu’un paiement par carte peut remplacer un virement destiné à régler une facture.

Un bon de commande (PO) atteste d’une approbation interne ou aide un fournisseur à identifier l’achat ; il ne règle pas la facture en lui-même. De même, un reçu émis après un paiement par carte ne signifie pas que le compte bénéficie de conditions de facturation sur facture. Par exemple, les instructions de facturation mensuelle de Google demandent aux clients d’utiliser les moyens de paiement indiqués sur leur facture plutôt qu’une carte de crédit. Microsoft soumet la facturation par virement bancaire à des critères d’éligibilité et à une approbation, et précise qu’elle n’est pas disponible pour les nouveaux clients. Vérifiez les modalités applicables à votre compte fournisseur au lieu de supposer que l’une ou l’autre s’applique.

Préparez le compte de l’entreprise et les informations de paiement

Rassemblez la dénomination sociale, l’adresse réelle de facturation, les renseignements fiscaux demandés par le fournisseur, l’adresse e-mail professionnelle de la personne qui administre l’abonnement, le nombre de licences utilisateur approuvé et le nom de la personne responsable du budget. Déterminez si le compte auprès du fournisseur doit être géré par un administrateur commun à l’entreprise plutôt que par un employé en particulier. Soumettez l’accès à ce compte aux contrôles de sécurité habituels de votre entreprise.

Pour utiliser une carte virtuelle Coinepay, inscrivez-vous auprès de Coinepay et procédez à la vérification de votre identité avant d’utiliser les services de carte. Coinepay émet un numéro de carte virtuelle, une date d’expiration et un code CVV. Consultez le tableau de bord Coinepay ou l’application mobile pour connaître les informations et les paramètres disponibles pour votre compte ; l’application est disponible sur iOS et Android. L’émission des cartes et les services liés aux fonds sont assurés par des institutions financières partenaires agréées.

Utilisez les véritables coordonnées de votre entreprise lors du paiement auprès du fournisseur. Si un fournisseur précise les types de cartes ou les pays d’émission acceptés, vérifiez ces conditions avant l’achat et contactez l’assistance Coinepay pour confirmer que votre carte y répond. Il appartient au fournisseur de décider s’il accepte un paiement donné.

Payez un abonnement en ligne avec une carte virtuelle Coinepay

Choisissez l’abonnement dans le compte auprès du fournisseur. Connectez-vous sur le site officiel du fournisseur, sélectionnez le produit et le nombre de licences utilisateur approuvé, puis vérifiez la fréquence de facturation. Faites attention aux dates de fin d’essai entraînant une conversion en abonnement payant et aux conditions de renouvellement automatique.
Vérifiez la commande avant de payer. Contrôlez la devise, les taxes affichées et les coordonnées de facturation, et vérifiez si une modification ultérieure du nombre de licences utilisateur ou de la formule pourrait avoir une incidence sur le prochain prélèvement. Les systèmes d’abonnement peuvent appliquer des frais ou des crédits au prorata ; une modification de la fréquence de facturation peut également entraîner un prélèvement immédiat.
Saisissez les informations de la carte. Dans le formulaire de paiement par carte du fournisseur, saisissez le numéro de la carte virtuelle Coinepay, sa date d’expiration et son code CVV, ainsi que les véritables informations de facturation de votre entreprise. Effectuez toute vérification demandée pendant le paiement. Ne modifiez pas votre adresse ou votre localisation pour contourner les règles d’un fournisseur.
Confirmez l’achat et conservez les justificatifs. Assurez-vous que le fournisseur affiche le bon statut d’abonnement. Téléchargez la confirmation de commande et la facture ou le reçu, puis rapprochez le montant prélevé de l’opération enregistrée dans Coinepay. Notez la date de renouvellement, la personne qui administre l’abonnement et la procédure de résiliation.

Pour Google Workspace, les moyens de paiement peuvent dépendre du produit, du pays et du compte de facturation ; le prélèvement automatique sur un compte bancaire américain peut être proposé selon les règles applicables. Cette option est distincte du paiement par carte virtuelle. Utilisez les options effectivement proposées dans le compte de facturation de votre entreprise au lieu d’essayer de suivre une procédure de paiement destinée à un autre client.

Payez une facture fournisseur approuvée par virement

Si le fournisseur de logiciels a accordé à votre entreprise la facturation sur facture, vérifiez d’abord que la facture est authentique et que le virement est un moyen accepté pour la régler. Une facture de renouvellement inattendue ou un changement soudain de coordonnées bancaires doit faire l’objet d’une vérification indépendante à l’aide des coordonnées du fournisseur que votre entreprise connaît déjà et juge fiables.

Rapprochez la facture d’un achat approuvé. Vérifiez le nom du fournisseur, le produit, la période de service, le nombre de licences utilisateur, le montant, la devise, la date d’échéance et, le cas échéant, le numéro de bon de commande. Demandez au fournisseur de corriger toute incohérence avant de payer.
Suivez les instructions figurant sur la facture. Utilisez le bénéficiaire et les coordonnées de paiement indiqués. Faites figurer le numéro de facture ou la référence de paiement dans les informations du virement afin que le fournisseur puisse identifier le paiement. Google avertit qu’un paiement dépourvu des références de la facture peut être affecté à des sommes dues antérieurement.
Vérifiez le virement dans Coinepay. Lorsque le bénéficiaire et le mode de transfert sont disponibles, saisissez les informations requises dans Coinepay Global Remittance. Vérifiez le taux de change et les frais affichés dans l’application avant de confirmer. Conservez le justificatif du virement et utilisez le suivi de son statut pour assurer le suivi du paiement.
Rapprochez le paiement avec les données du fournisseur. Un virement envoyé et une facture marquée comme payée constituent deux enregistrements distincts. Conservez la confirmation du virement, puis vérifiez que le fournisseur l’a affecté à la bonne facture.

Les virements transfrontaliers sont soumis à la vérification d’identité, au contrôle des sanctions et aux réglementations locales. Coinepay peut demander des documents relatifs à l’objet du paiement ou à l’origine des fonds. Coinepay ne fournit pas de services aux personnes visées par des sanctions ni aux résidents de territoires soumis à des sanctions globales. N’envoyez pas de paiement par l’intermédiaire d’une autre personne pour contourner un contrôle ou une restriction.

Maîtrisez les renouvellements, la comptabilité et les documents fiscaux

Créez un registre simple des abonnements indiquant le nom du logiciel, la personne qui administre le compte, la personne responsable du budget, le nombre de licences utilisateur, le moyen de paiement, la date de renouvellement et les étapes de résiliation. Consultez-le lorsque des employés arrivent ou partent, ainsi qu’avant tout passage à une formule supérieure. Certains fournisseurs prélèvent automatiquement un moyen de paiement enregistré ; d’autres envoient une facture à régler. Vérifiez les modalités applicables à votre entreprise au lieu de considérer qu’une facture reçue par e-mail prouve qu’aucun prélèvement automatique n’aura lieu.

Conservez le contrat ou le bon de commande approuvé, les factures ou les reçus, les justificatifs de paiement et une trace de l’utilisation professionnelle conformément à la politique de conservation de votre entreprise. Rapprochez chaque prélèvement ou virement de l’abonnement et de l’écriture comptable correspondants. Distinguez toute utilisation personnelle de l’utilisation professionnelle et demandez à votre comptable comment classer la dépense et quelles sont les éventuelles obligations fiscales ou déclaratives applicables.

Le traitement fiscal dépend du lieu et du produit. Par exemple, une entreprise de l’UE qui achète des services auprès d’une entreprise située dans un autre pays de l’UE doit généralement tenir compte du mécanisme d’autoliquidation de la TVA. Aux États-Unis, le traitement au regard de la taxe sur les ventes et de la taxe sur l’utilisation peut varier selon l’État et la classification du logiciel. L’absence de taxe sur une facture fournisseur ne suffit pas, à elle seule, à établir qu’aucune taxe n’est due. Examinez la facture du fournisseur et demandez conseil à un spécialiste local de la fiscalité si nécessaire.

Résolvez un paiement refusé ou introuvable

Le paiement par carte est refusé : Vérifiez à nouveau les informations de la carte et les véritables coordonnées de facturation, puis recherchez une éventuelle demande de vérification. Vérifiez les exigences actuelles du fournisseur concernant les cartes et le statut de votre carte dans Coinepay. Si le fournisseur impose des restrictions concernant les types de cartes ou les pays d’émission, demandez à l’assistance Coinepay si votre carte répond aux exigences indiquées avant de réessayer.
Le moyen de paiement attendu n’apparaît pas : Vérifiez les règles du fournisseur relatives au pays, au produit et au compte de facturation. Par exemple, le prélèvement automatique sur un compte bancaire pour Google Workspace n’est pas une option de paiement universelle, tandis que la facturation par virement bancaire chez Microsoft est soumise à des critères d’éligibilité et à une approbation.
La facture apparaît toujours comme impayée : Vérifiez le statut du virement, les coordonnées du bénéficiaire et la présence de la référence de la facture. Demandez au fournisseur de retrouver le paiement avant d’en envoyer un autre.
Un renouvellement ou une facture modifiée vous semble inhabituel : Comparez-les au bon de commande approuvé et au registre des abonnements. Confirmez toute nouvelle instruction de paiement auprès du fournisseur par un canal vérifié de façon indépendante avant de payer.

Si le problème concerne une carte Coinepay ou l’enregistrement d’un virement, contactez l’assistance Coinepay. Pour toute modification de formule, affectation d’un paiement à une facture, demande de remboursement ou résiliation, contactez le fournisseur de logiciels par son canal d’assistance officiel.

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FAQ

Une entreprise peut-elle utiliser une carte virtuelle Coinepay pour des paiements récurrents de logiciels ?

Vous pouvez saisir les informations d’une carte virtuelle Coinepay lors d’un paiement en ligne qui propose le paiement par carte. Vérifiez les exigences du fournisseur concernant les cartes, les conditions de renouvellement et le statut de l’abonnement dans le compte auprès du fournisseur.

Puis-je régler une facture de logiciel par carte plutôt que par virement ?

Pas nécessairement. Utilisez les moyens de paiement indiqués sur votre facture approuvée ; les conditions de la facturation sur facture peuvent différer de celles d’un paiement par carte en libre-service.

Quelle référence dois-je indiquer lors du virement destiné à régler une facture ?

Indiquez le numéro de facture ou la référence de paiement précisée par le fournisseur, puis vérifiez qu’il affecte le paiement à la bonne facture.

Quels documents mon entreprise doit-elle conserver pour un abonnement logiciel ?

Conservez le bon de commande approuvé ou le contrat, les factures ou les reçus, les justificatifs de paiement, les informations relatives au renouvellement et à la résiliation, ainsi que les preuves de l’utilisation professionnelle.

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