会社としてソフトウェア料金を支払うには、カード番号を入力するだけでは足りません。適切なプランと利用人数、ベンダーが受け付ける支払い方法、正確な会社の請求先情報、更新を管理する方法が必要です。オンラインでの決済にはCoinepayのバーチャルカードを利用できます。ベンダーが請求書払いを承認し、送金先情報を提示している場合は、Coinepay Global Remittanceも選択肢になります。どちらの方法を利用できるかは、ベンダーの決済画面または契約によって決まります。
支払い前に、ベンダーの請求方法を確認する
まず、ソフトウェアベンダーの公式料金ページ、決済画面、または締結済みの注文書を確認します。製品、利用人数、請求サイクル、支払い通貨、更新条件、サブスクリプションの変更・解約権限を持つ人を確認してください。料金と支払い方法は製品や地域によって異なります。支払い方法を追加する前に、予算の責任者から購入の承認を得てください。
ほとんどの場合、購入方法は次の2つのいずれかです。
- セルフサービスの決済：ベンダーがオンラインでカード払いを受け付け、カードを自動更新用に保存する場合があります。会社のアカウントの決済画面でカード払いを選べる場合は、この方法を使用します。
- 承認済みの請求書払い：ベンダーが支払い手順と条件を記載した請求書を発行します。会社が利用できる場合は、その請求書で指定された方法を使用してください。カード払いで請求書に基づく送金を代替できるとは限りません。
発注書（PO）は社内承認の記録や、ベンダーによる購入内容の特定に役立ちますが、それ自体で請求書の支払いが完了するわけではありません。同様に、カード決済後に領収書が発行されても、そのアカウントに請求書払いの条件が適用されていることにはなりません。たとえば、Googleの月次請求に関する案内では、クレジットカードではなく請求書に記載された方法で支払うよう顧客に指示しています。Microsoftでは、銀行送金による請求は利用資格と承認が条件であり、新規顧客は利用できないとしています。いずれの取り扱いについても、自社に適用されると思い込まず、ベンダーの自社アカウントで確認してください。
会社のアカウントと支払い情報を準備する
会社の正式名称、実際の請求先住所、ベンダーから求められる税務情報、サブスクリプション管理者の業務用メールアドレス、承認済みの利用人数、予算責任者の情報を揃えます。ベンダーのアカウントは、従業員個人ではなく会社の共通管理者が所有すべきか確認してください。そのアカウントへのアクセスは、会社の通常のセキュリティ管理に従って管理します。
Coinepayのバーチャルカードを利用するには、Coinepayに登録し、カードサービスの利用前に本人確認を完了してください。Coinepayはバーチャルカードの番号、有効期限、CVVを発行します。ご自身のアカウントで利用できる情報や管理機能は、Coinepayのダッシュボードまたはモバイルアプリで確認してください。アプリはiOSとAndroidで利用できます。カード発行と資金関連サービスは、認可を受けた提携金融機関が提供します。
ベンダーの決済画面では、会社の実際の情報を使用してください。ベンダーが利用可能なカードの種類や発行地域を指定している場合は、購入前にその条件を確認し、ご自身のカードが条件を満たすかどうかをCoinepayサポートに問い合わせてください。特定の支払いを受け付けるかどうかは、ベンダーが決定します。
Coinepayのバーチャルカードでオンラインサブスクリプションを支払う
- ベンダーのアカウントでサブスクリプションを選択します。ベンダーの公式サイトからサインインし、製品と承認済みの利用人数を選択して、請求サイクルを確認します。トライアルから有料プランに切り替わる日と自動更新の条件に注意してください。
- 決済前に注文内容を確認します。通貨、表示されている税額、請求先担当者、後から利用人数やプランを変更した場合に次回の請求額が変わる可能性があるかを確認します。サブスクリプションのシステムによっては、日割り計算による請求やクレジットの付与が行われます。請求サイクルの変更によって、すぐに請求が発生する場合もあります。
- カード情報を入力します。ベンダーのカード決済フォームに、Coinepayのバーチャルカード番号、有効期限、CVVと、会社の実際の請求先情報を入力します。決済時に求められる確認手続きを完了してください。ベンダーの規則を回避するために、住所や所在地を変更しないでください。
- 購入を確定し、証憑を保存します。ベンダーの画面に正しいサブスクリプションの状態が表示されていることを確認します。注文確認書と請求書または領収書をダウンロードし、請求額をCoinepayの取引記録と照合してください。更新日、サブスクリプション管理者、解約手続きを記録します。
Google Workspaceでは、利用できる支払い方法が製品、国、請求先アカウントによって異なる場合があります。同社の規則に基づき、米国の銀行口座からの口座振替が提供される場合もあります。これはバーチャルカードでの支払いとは別の方法です。他の顧客向けの支払い手順に従おうとせず、会社の請求先アカウントに実際に表示される方法を使用してください。
承認済みのベンダー請求書を送金で支払う
ソフトウェアベンダーが会社に請求書払いを認めている場合は、まず請求書が本物であり、送金が認められた支払い方法であることを確認します。予期しない更新請求書や銀行口座情報の突然の変更があった場合は、会社が以前から信頼しているベンダーの連絡先を通じて、別途確認してください。
- 請求書を承認済みの購入内容と照合します。ベンダー名、製品、サービス対象期間、利用人数、金額、通貨、支払期日、発注書番号（ある場合）を確認します。相違がある場合は、支払う前にベンダーへ訂正を依頼してください。
- 請求書の指示に従います。記載された受取人と支払い情報を使用します。ベンダーが入金を特定できるよう、送金情報に請求書番号または送金時の参照番号を含めてください。Googleは、請求書の情報がない支払いは過去の請求に充当される可能性があると注意を促しています。
- Coinepayで送金内容を確認します。送金先と送金経路が利用できる場合は、Coinepay Global Remittanceに必要な情報を入力します。確定前に、アプリに表示される為替レートと手数料を確認してください。送金記録を保存し、ステータス追跡機能で状況を確認します。
- ベンダーの記録と照合します。送金済みの記録と、支払い済みと表示された請求書は別の記録です。送金確認書を保管したうえで、ベンダーが正しい請求書に入金を充当したことを確認してください。
国境を越える送金には、本人確認、制裁対象者のスクリーニング、現地の規制が適用されます。Coinepayは、支払い目的や資金源に関する書類を求める場合があります。Coinepayは、制裁対象者または包括的な制裁の対象となっている法域の居住者にはサービスを提供しません。審査や制限を回避するために、別の人を通じて支払わないでください。
更新、会計、税務の記録を管理する
ソフトウェア名、アカウント管理者、予算責任者、利用人数、支払い方法、更新日、解約手順を記載した簡単なサブスクリプション台帳を作成します。従業員の入社・退職時やアップグレード前に見直してください。保存済みの支払い方法に自動で請求するベンダーもあれば、支払い用の請求書を送付するベンダーもあります。メールで請求書が届いたからといって自動請求は発生しないと判断せず、会社に適用される方法を確認してください。
会社の保存規程に従い、契約書または承認済みの注文書、請求書または領収書、支払いの証明、業務利用の記録を保管してください。各カード請求や送金を、該当するサブスクリプションと会計記録に照合します。私的利用と業務利用を分け、経費の分類方法や適用される税務・申告義務について会計担当者に確認してください。
税務上の取り扱いは、所在地と製品によって異なります。たとえば、EU域内の事業者が別のEU加盟国の事業者からサービスを購入する場合、一般にVATのリバースチャージ方式を検討する必要があります。米国では、売上税と使用税の取り扱いが州やソフトウェアの分類によって異なる場合があります。ベンダーの請求書に税額が記載されていないことだけで、納税義務がないとは判断できません。仕入先の請求書を確認し、必要に応じて現地の税務について助言を求めてください。
支払いの失敗や未反映に対処する
- カード決済が拒否された場合：カード情報と実際の請求先情報を再確認し、確認手続きの案内が表示されていないか確認します。ベンダーが現在求めているカードの条件と、Coinepayでのカードのステータスを確認してください。ベンダーがカードの種類や発行地域を制限している場合は、再試行する前に、ご自身のカードが提示された条件を満たすかどうかをCoinepayサポートに問い合わせてください。
- 想定していた支払い方法が表示されない場合：ベンダーが定める国、製品、請求先アカウントに関する規則を確認します。たとえば、Google Workspaceの銀行口座振替はすべての決済画面で選べるわけではなく、Microsoftの銀行送金による請求には利用資格と承認が必要です。
- 請求書が未払いのままになっている場合：送金状況、受取人情報、請求書の参照番号を記載したかどうかを確認します。再度送金する前に、ベンダーに入金の追跡を依頼してください。
- 更新や変更後の請求書に心当たりがない場合：承認済みの注文書とサブスクリプション台帳を照合します。新しい支払い指示については、支払う前に、別途確認済みの連絡手段を通じてベンダーに確認してください。
Coinepayのカードや送金記録に問題がある場合は、Coinepayサポートにお問い合わせください。プラン変更、請求書への入金充当、返金、解約については、ソフトウェアベンダーの公式サポート窓口にお問い合わせください。
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よくある質問
会社はCoinepayのバーチャルカードをソフトウェアの定期支払いに利用できますか？
カード払いに対応したオンライン決済画面で、Coinepayのバーチャルカードを入力できます。ベンダーが定めるカードの条件と更新条件を確認し、ベンダーのアカウントでサブスクリプションの状態を確認してください。
ソフトウェアの請求書を、送金ではなくカードで支払えますか？
必ずしも支払えるわけではありません。承認済みの請求書に記載された支払い方法に従ってください。請求書払いには、セルフサービスのカード決済とは異なる条件が適用される場合があります。
請求書の支払いを送金する際は、どの参照番号を記載すればよいですか？
ベンダーが指定した請求書番号または送金時の参照番号を記載し、ベンダーが正しい請求書に入金を充当したことを確認してください。
会社はソフトウェアのサブスクリプションについて、どのような記録を保管すべきですか？
承認済みの注文書または契約書、請求書または領収書、支払い記録、更新・解約に関する情報、業務利用を示す証拠を保管してください。
