Coinepay | Cách doanh nghiệp thanh toán phí đăng ký phần mềm

Thanh toán phần mềm cho doanh nghiệp không chỉ là nhập số thẻ. Bạn cần chọn đúng gói đăng ký và số lượng tài khoản người dùng, có phương thức thanh toán được nhà cung cấp chấp nhận, cung cấp thông tin thanh toán chính xác của doanh nghiệp và có cách theo dõi việc gia hạn. Bạn có thể dùng thẻ ảo Coinepay để thanh toán trực tuyến; Coinepay Global Remittance là một lựa chọn khác khi nhà cung cấp đã chấp thuận thanh toán bằng hóa đơn và cung cấp hướng dẫn chuyển khoản. Trang thanh toán hoặc hợp đồng của nhà cung cấp quyết định phương thức nào có thể sử dụng.

Trước khi thanh toán: xác nhận cách nhà cung cấp tính phí cho doanh nghiệp

Hãy bắt đầu từ trang giá chính thức, trang thanh toán hoặc đơn đặt hàng đã ký của nhà cung cấp phần mềm. Xác nhận sản phẩm, số lượng tài khoản người dùng, kỳ thanh toán, loại tiền thanh toán, điều khoản gia hạn và người có quyền thay đổi hoặc hủy gói đăng ký. Giá và phương thức thanh toán khác nhau tùy theo sản phẩm và khu vực. Hãy để người phụ trách ngân sách phê duyệt giao dịch mua trước khi thêm phương thức thanh toán.

Hầu hết các giao dịch mua diễn ra theo một trong hai cách:

Tự thanh toán trực tuyến: Nhà cung cấp chấp nhận thanh toán bằng thẻ trực tuyến và có thể lưu thẻ để tự động thu phí khi gia hạn. Hãy sử dụng cách này khi trang thanh toán của nhà cung cấp cho phép tài khoản doanh nghiệp của bạn thanh toán bằng thẻ.
Thanh toán bằng hóa đơn đã được phê duyệt: Nhà cung cấp phát hành hóa đơn kèm hướng dẫn và điều khoản thanh toán. Hãy sử dụng phương thức ghi trên hóa đơn đó nếu doanh nghiệp của bạn có thể sử dụng; đừng mặc định rằng có thể thay thế việc chuyển khoản thanh toán hóa đơn bằng một giao dịch thẻ.

Đơn đặt hàng (PO) ghi nhận việc phê duyệt nội bộ hoặc giúp nhà cung cấp xác định giao dịch mua; bản thân nó không thanh toán hóa đơn. Tương tự, biên nhận được cấp sau khi thẻ bị trừ tiền không có nghĩa là tài khoản có điều khoản thanh toán bằng hóa đơn. Ví dụ, hướng dẫn lập hóa đơn hằng tháng của Google yêu cầu khách hàng sử dụng các phương thức ghi trên hóa đơn thay vì thẻ tín dụng. Microsoft quy định việc thanh toán bằng chuyển khoản ngân hàng phải đáp ứng điều kiện và được phê duyệt, đồng thời cho biết phương thức này không dành cho khách hàng mới. Hãy kiểm tra tài khoản của bạn với nhà cung cấp thay vì mặc định một trong hai cách thanh toán này áp dụng cho bạn.

Chuẩn bị tài khoản doanh nghiệp và thông tin thanh toán

Chuẩn bị tên pháp lý của doanh nghiệp, địa chỉ thanh toán thực tế, thông tin thuế mà nhà cung cấp yêu cầu, email công việc của người quản trị gói đăng ký, số lượng tài khoản người dùng đã được phê duyệt và người phụ trách ngân sách. Hãy cân nhắc liệu tài khoản tại nhà cung cấp có nên do một tài khoản quản trị dùng chung của doanh nghiệp quản lý thay vì một nhân viên riêng lẻ hay không. Bảo vệ quyền truy cập tài khoản đó theo các biện pháp kiểm soát bảo mật thông thường của doanh nghiệp.

Để sử dụng thẻ ảo Coinepay, hãy đăng ký Coinepay và hoàn tất xác minh danh tính trước khi sử dụng dịch vụ thẻ. Coinepay phát hành số thẻ ảo, ngày hết hạn và mã CVV. Kiểm tra bảng điều khiển Coinepay hoặc ứng dụng di động để xem thông tin và các tính năng kiểm soát áp dụng cho tài khoản của bạn; ứng dụng có trên iOS và Android. Dịch vụ phát hành thẻ và dịch vụ liên quan đến tiền được cung cấp bởi các tổ chức tài chính đối tác có giấy phép.

Hãy dùng thông tin thật của doanh nghiệp tại trang thanh toán của nhà cung cấp. Nếu nhà cung cấp quy định loại thẻ hoặc nơi phát hành thẻ đủ điều kiện, hãy kiểm tra các điều kiện đó trước khi mua và liên hệ bộ phận hỗ trợ Coinepay để xác nhận thẻ của bạn có đáp ứng hay không. Nhà cung cấp quyết định có chấp nhận một phương thức thanh toán cụ thể hay không.

Thanh toán gói đăng ký trực tuyến bằng thẻ ảo Coinepay

Chọn gói đăng ký trong tài khoản tại nhà cung cấp. Đăng nhập qua trang web chính thức của nhà cung cấp, chọn sản phẩm và số lượng tài khoản người dùng đã được phê duyệt, rồi xem lại kỳ thanh toán. Lưu ý ngày chuyển từ dùng thử sang trả phí và điều khoản tự động gia hạn.
Xem lại đơn hàng trước khi thanh toán. Kiểm tra loại tiền, các khoản thuế được hiển thị, thông tin liên hệ thanh toán và liệu việc thay đổi số lượng tài khoản người dùng hoặc gói dịch vụ sau này có thể ảnh hưởng đến khoản thu tiếp theo hay không. Hệ thống đăng ký có thể áp dụng khoản thu hoặc khoản ghi có tính theo tỷ lệ thời gian; việc thay đổi kỳ thanh toán cũng có thể dẫn đến khoản thu ngay lập tức.
Nhập thông tin thẻ. Trong biểu mẫu thanh toán bằng thẻ của nhà cung cấp, nhập số thẻ ảo Coinepay, ngày hết hạn và mã CVV cùng với thông tin thanh toán thực tế của doanh nghiệp. Hoàn tất mọi bước xác minh được yêu cầu khi thanh toán. Đừng thay đổi địa chỉ hoặc vị trí của bạn để lách quy định của nhà cung cấp.
Xác nhận giao dịch mua và lưu chứng từ. Đảm bảo nhà cung cấp hiển thị đúng trạng thái gói đăng ký. Tải xuống xác nhận đơn hàng và hóa đơn hoặc biên nhận, rồi đối chiếu khoản thu với lịch sử giao dịch Coinepay. Ghi lại ngày gia hạn, người quản trị gói đăng ký và quy trình hủy.

Đối với Google Workspace, các phương thức thanh toán có thể phụ thuộc vào sản phẩm, quốc gia và tài khoản thanh toán; tính năng ghi nợ trực tiếp từ tài khoản ngân hàng tại Hoa Kỳ có thể được cung cấp theo quy định của Google. Lựa chọn đó khác với việc thanh toán bằng thẻ ảo. Hãy sử dụng các phương thức thực sự hiển thị trong tài khoản thanh toán của doanh nghiệp, thay vì cố làm theo quy trình thanh toán dành cho khách hàng khác.

Thanh toán hóa đơn đã được nhà cung cấp chấp thuận bằng chuyển khoản

Nếu nhà cung cấp phần mềm đã chấp thuận cho doanh nghiệp của bạn thanh toán bằng hóa đơn, trước tiên hãy kiểm tra tính xác thực của hóa đơn và xác nhận chuyển khoản là phương thức được chấp nhận để thanh toán hóa đơn đó. Nếu bạn bất ngờ nhận được hóa đơn gia hạn hoặc thông tin ngân hàng đột ngột thay đổi, hãy xác minh độc lập qua thông tin liên hệ của nhà cung cấp mà doanh nghiệp bạn đã tin cậy.

Đối chiếu hóa đơn với giao dịch mua đã được phê duyệt. Kiểm tra tên nhà cung cấp, sản phẩm, thời gian cung cấp dịch vụ, số lượng tài khoản người dùng, số tiền, loại tiền, ngày đến hạn và số PO nếu có. Yêu cầu nhà cung cấp sửa mọi thông tin sai lệch trước khi thanh toán.
Làm theo hướng dẫn trên hóa đơn. Sử dụng thông tin người nhận và thông tin thanh toán được ghi trên hóa đơn. Ghi số hóa đơn hoặc mã tham chiếu chuyển tiền trong thông tin chuyển khoản để nhà cung cấp nhận diện khoản thanh toán. Google cảnh báo rằng khoản thanh toán không kèm thông tin hóa đơn có thể được ghi nhận cho các khoản phí cũ hơn.
Kiểm tra thông tin chuyển khoản trong Coinepay. Khi có thể chuyển đến người nhận qua tuyến chuyển tiền tương ứng, hãy nhập các thông tin cần thiết trong Coinepay Global Remittance. Xem lại tỷ giá và phí hiển thị trong ứng dụng trước khi xác nhận. Lưu chứng từ chuyển khoản và theo dõi trạng thái để xử lý tiếp nếu cần.
Đối chiếu với nhà cung cấp. Giao dịch chuyển khoản đã được gửi và hóa đơn được đánh dấu đã thanh toán là hai thông tin ghi nhận khác nhau. Hãy giữ xác nhận chuyển khoản, sau đó kiểm tra xem nhà cung cấp đã ghi nhận khoản tiền cho đúng hóa đơn hay chưa.

Chuyển khoản xuyên biên giới phải tuân thủ quy trình xác minh danh tính, sàng lọc trừng phạt và quy định của địa phương. Coinepay có thể yêu cầu tài liệu liên quan đến mục đích thanh toán hoặc nguồn tiền. Coinepay không phục vụ người bị trừng phạt hoặc người cư trú tại các khu vực pháp lý chịu lệnh trừng phạt toàn diện. Đừng gửi tiền qua người khác để lách quy trình kiểm tra hoặc hạn chế.

Quản lý việc gia hạn, kế toán và hồ sơ thuế

Lập một danh sách theo dõi gói đăng ký đơn giản, gồm tên phần mềm, người quản trị tài khoản, người phụ trách ngân sách, số lượng tài khoản người dùng, phương thức thanh toán, ngày gia hạn và các bước hủy. Xem lại danh sách này khi nhân viên gia nhập hoặc rời công ty và trước khi nâng cấp. Một số nhà cung cấp tự động thu phí qua phương thức thanh toán đã lưu; những nhà cung cấp khác gửi hóa đơn để thanh toán. Hãy xác nhận doanh nghiệp của bạn áp dụng cách nào, thay vì xem việc nhận hóa đơn qua email là bằng chứng cho thấy sẽ không có khoản thu tự động.

Lưu hợp đồng hoặc đơn đặt hàng đã được phê duyệt, hóa đơn hoặc biên nhận, chứng từ thanh toán và hồ sơ về việc sử dụng cho mục đích kinh doanh theo chính sách lưu trữ của doanh nghiệp. Đối chiếu từng khoản thu hoặc khoản chuyển khoản với gói đăng ký và bút toán kế toán tương ứng. Tách biệt việc sử dụng cho mục đích cá nhân với việc sử dụng cho mục đích kinh doanh, đồng thời hỏi kế toán của bạn về cách phân loại chi phí và mọi nghĩa vụ thuế hoặc báo cáo có thể áp dụng.

Cách xử lý thuế phụ thuộc vào địa điểm và sản phẩm. Ví dụ, một doanh nghiệp tại EU mua dịch vụ từ doanh nghiệp ở một quốc gia EU khác thường cần xem xét cơ chế tính thuế VAT theo phương pháp đảo ngược. Tại Hoa Kỳ, cách xử lý thuế bán hàng và thuế sử dụng có thể khác nhau tùy theo tiểu bang và cách phân loại phần mềm. Việc hóa đơn của nhà cung cấp không thể hiện thuế, tự nó, không chứng minh rằng không có khoản thuế nào phải nộp. Hãy xem lại hóa đơn của nhà cung cấp và tìm tư vấn thuế tại địa phương khi cần.

Xử lý sự cố thanh toán không thành công hoặc chưa được ghi nhận

Thanh toán bằng thẻ bị từ chối: Kiểm tra lại thông tin thẻ và thông tin thanh toán thực tế, sau đó xem có yêu cầu xác minh nào không. Xác nhận các yêu cầu hiện hành về thẻ của nhà cung cấp và trạng thái thẻ của bạn trong Coinepay. Nếu nhà cung cấp giới hạn loại thẻ hoặc nơi phát hành thẻ, hãy hỏi bộ phận hỗ trợ Coinepay xem thẻ của bạn có đáp ứng các yêu cầu đã nêu hay không trước khi thử lại.
Không thấy phương thức thanh toán bạn dự kiến sử dụng: Kiểm tra quy định của nhà cung cấp theo quốc gia, sản phẩm và tài khoản thanh toán. Ví dụ, ghi nợ trực tiếp từ tài khoản ngân hàng cho Google Workspace không phải là lựa chọn có sẵn trên mọi trang thanh toán, còn thanh toán bằng chuyển khoản ngân hàng cho Microsoft đòi hỏi phải đáp ứng điều kiện và được phê duyệt.
Hóa đơn vẫn hiển thị chưa thanh toán: Kiểm tra trạng thái chuyển khoản, thông tin người nhận và việc bạn đã ghi mã tham chiếu hóa đơn hay chưa. Yêu cầu nhà cung cấp truy tìm khoản thanh toán trước khi gửi thêm khoản khác.
Khoản gia hạn hoặc hóa đơn đã thay đổi có vẻ lạ: Đối chiếu với đơn đặt hàng đã được phê duyệt và danh sách theo dõi gói đăng ký. Xác nhận mọi hướng dẫn thanh toán mới với nhà cung cấp qua một kênh đã được xác minh độc lập trước khi thanh toán.

Nếu vấn đề liên quan đến thẻ Coinepay hoặc lịch sử chuyển khoản, hãy liên hệ bộ phận hỗ trợ Coinepay. Đối với việc thay đổi gói, phân bổ khoản thanh toán cho hóa đơn, hoàn tiền hoặc hủy đăng ký, hãy liên hệ nhà cung cấp phần mềm qua kênh hỗ trợ chính thức của họ.

Nhận thẻ ảo Coinepay của bạn: Đăng ký · App Store · Google Play · Hỗ trợ khách hàng

Câu hỏi thường gặp

Doanh nghiệp có thể dùng thẻ ảo Coinepay để thanh toán phí đăng ký phần mềm định kỳ không?

Bạn có thể nhập thẻ ảo Coinepay tại trang thanh toán trực tuyến có hỗ trợ thanh toán bằng thẻ. Hãy kiểm tra các yêu cầu về thẻ, điều khoản gia hạn và trạng thái gói đăng ký trong tài khoản tại nhà cung cấp.

Tôi có thể thanh toán hóa đơn phần mềm bằng thẻ thay vì chuyển khoản không?

Không nhất thiết. Hãy làm theo các phương thức thanh toán ghi trên hóa đơn đã được phê duyệt; điều khoản thanh toán bằng hóa đơn có thể khác với điều khoản tự thanh toán bằng thẻ trực tuyến.

Tôi nên ghi mã tham chiếu nào khi chuyển khoản thanh toán hóa đơn?

Hãy ghi số hóa đơn hoặc mã tham chiếu chuyển tiền do nhà cung cấp chỉ định, sau đó xác nhận nhà cung cấp đã ghi nhận khoản thanh toán cho đúng hóa đơn.

Doanh nghiệp tôi nên lưu những hồ sơ nào cho một gói đăng ký phần mềm?

Hãy lưu đơn đặt hàng đã được phê duyệt hoặc hợp đồng, hóa đơn hoặc biên nhận, chứng từ thanh toán, thông tin gia hạn và hủy đăng ký, cùng bằng chứng về việc sử dụng cho mục đích kinh doanh.

Cách doanh nghiệp thanh toán phí đăng ký phần mềm