以公司名義支付軟件費用不僅僅是輸入卡號那麼簡單。你需要正確的訂閱方案與席位數目、供應商接受的付款方式、準確的商業賬單資料，以及追蹤續訂的方法。Coinepay 虛擬卡可用於網上結帳；當供應商已批准發票賬單並提供轉賬指示時，Coinepay 全球匯款亦是另一選擇。供應商的結帳流程或合約會決定哪一條途徑可用。
付款前：確認供應商如何向你的公司收費
先從軟件供應商的官方定價頁面、結帳流程或已簽署的訂單開始。確認產品、席位數目、賬單週期、付款貨幣、續訂條款，以及誰可以更改或取消該訂閱。價格及付款選項因產品及地區而異。在加入付款方式之前，請由負責預算的人員批准該筆採購。
大部分採購會依循以下兩種途徑之一：
- 自助結帳：供應商接受網上卡付款，並可能保存該卡以作自動續訂。當供應商的結帳流程為你公司的賬戶提供卡付款時，請使用此途徑。
- 已獲批准的發票賬單：供應商發出列明付款指示及條款的發票。如你的公司可使用，請採用該發票上指定的方式；切勿假設卡扣款可取代發票轉賬。
採購訂單（PO）用於記錄內部批准，或協助供應商識別該筆採購；它本身並不會支付發票。同樣地，卡扣款後發出的收據並不代表該賬戶已有發票賬單條款。例如，Google 的每月發票指示會引導客戶使用其發票上所示的方式，而非信用卡。Microsoft 的電匯賬單須視乎資格及批准，並表明不向新客戶提供。請查核你自己的供應商賬戶，而非假設上述任一安排適用。
準備公司賬戶及付款資料
收集法定商業名稱、真實賬單地址、供應商所要求的稅務資料、訂閱管理員的工作電郵、已批准的席位數目，以及一名預算負責人。詢問供應商賬戶是否應由共用的公司管理員持有，而非個別僱員。將該賬戶的存取權置於你公司一般的保安控制之下。
如要使用 Coinepay 虛擬卡，請註冊 Coinepay，並在使用卡服務前完成身份驗證。Coinepay 會發出虛擬卡號、到期日及 CVV。請於 Coinepay 控制台或流動應用程式查看適用於你賬戶的資訊及控制項；該應用程式於 iOS 及 Android 上提供。卡的發行及資金服務由持牌合作金融機構提供。
請在供應商結帳時使用公司的真實資料。如供應商指明合資格的卡類型或發卡地點，請在採購前查核這些條件，並聯絡 Coinepay 支援以確認你的卡是否符合。是否接受任何特定付款方式由供應商決定。
以 Coinepay 虛擬卡支付網上訂閱
- 在供應商賬戶中選擇訂閱。透過供應商官方網站登入，選擇產品及已批准的席位數目，並查看賬單週期。留意試用轉為收費的日期及自動續訂條款。
- 結帳前查看訂單。查核貨幣、所示稅項、賬單聯絡人，以及日後更改席位或方案會否影響下一次扣款。訂閱系統可能會按比例收費或給予抵免；更改賬單週期亦可能引致即時扣款。
- 輸入卡資料。在供應商的卡付款表單中，輸入 Coinepay 虛擬卡號、到期日及 CVV，連同你真實的公司賬單資料。完成結帳時所要求的任何驗證。切勿更改你的地址或位置以規避供應商的規則。
- 確認採購並保存憑證。確保供應商顯示正確的訂閱狀態。下載訂單確認及發票或收據，並將扣款與你的 Coinepay 交易記錄核對。記下續訂日期、訂閱管理員及取消程序。
就 Google Workspace 而言，付款選擇可視乎產品、國家及賬單賬戶而定；美國銀行賬戶直接扣賬或會按其規則提供。該選項與以虛擬卡付款是分開的。請使用你公司賬單賬戶中實際呈現的選擇，而非試圖依循為另一客戶而設的付款途徑。
以轉賬支付已獲批准的供應商發票
如軟件供應商已批准你的公司使用發票賬單，請先查核該發票是否真實，以及轉賬是否為可接受的結算方式。意料之外的續訂發票或銀行資料突然變更，值得透過你公司一向信任的供應商聯絡資料作獨立核實。
- 將發票與已批准的採購核對。查核供應商名稱、產品、服務期、席位、金額、貨幣、到期日及任何 PO 編號。付款前請要求供應商更正差異。
- 依循發票指示。使用所列明的收款人及付款資料。在轉賬資訊中加入發票編號或匯款參考，以便供應商識別該筆付款。Google 警告，若付款沒有發票資料，可能會被用於抵償較舊的費用。
- 在 Coinepay 中查看轉賬。當收款人及途徑可用時，於 Coinepay 全球匯款中輸入所需資料。確認前請查看應用程式中顯示的匯率及費用。保存轉賬記錄，並利用其狀態追蹤作跟進。
- 與供應商對賬。已發出的轉賬與標示為已付款的發票屬不同記錄。保留轉賬確認，然後查核供應商是否已將其用於正確的發票。
跨境轉賬須受身份驗證、制裁審查及當地法規約束。Coinepay 可能會要求提供有關付款目的或資金來源的文件。Coinepay 不為受制裁人士或受全面制裁司法管轄區的居民提供服務。切勿透過他人發送付款以規避審查或限制。
妥善管理續訂、會計及稅務記錄
建立一份簡單的訂閱登記冊，記錄軟件名稱、賬戶管理員、預算負責人、席位數目、付款方式、續訂日期及取消步驟。在僱員入職或離職時，以及升級前作檢視。部分供應商會自動向已保存的付款方式收費；其他則發出發票以作付款。請確認你公司屬於哪種安排，而非把電郵發票當作不會發生自動扣款的證明。
按你公司的保留政策，保留合約或已批准的訂單、發票或收據、付款證明，以及商業用途記錄。將每筆扣款或轉賬與相關訂閱及會計分錄核對。將任何個人用途與商業用途分開，並詢問你的會計師如何分類該項開支及任何適用的稅務或申報責任。
稅務處理視乎地點及產品而定。例如，歐盟企業向另一歐盟國家的企業購買服務，一般需要考慮增值稅（VAT）反向收費程序。在美國，銷售稅及使用稅的處理可能因州份及軟件如何分類而有所不同。供應商賬單上顯示無稅，其本身並不足以確立無須繳稅。請查看供應商的發票，並在有需要時尋求當地稅務建議。
排解付款失敗或遺失的問題
- 卡結帳被拒絕：重新查核卡資料及真實賬單資料，然後留意任何驗證提示。確認供應商目前的卡要求，以及你的卡在 Coinepay 中的狀態。如供應商限制卡類型或發卡地點，請在重試前詢問 Coinepay 支援你的卡是否符合其所列明的要求。
- 你預期的付款方式不存在：查核供應商的國家、產品及賬單賬戶規則。例如，Google Workspace 的銀行直接扣賬並非通用的結帳選項，而 Microsoft 的電匯賬單則須符合資格及獲得批准。
- 發票仍顯示未付款：查核轉賬狀態、收款人資料，以及你是否已加入發票參考。在再次發送前，請要求供應商追查該筆付款。
- 續訂或已更改的發票看來陌生：將其與已批准的訂單及訂閱登記冊比較。付款前，請透過經獨立核實的渠道向供應商確認任何新的付款指示。
如問題涉及 Coinepay 卡或轉賬記錄，請聯絡 Coinepay 支援。如需更改方案、發票分配、退款或取消，請透過軟件供應商的官方支援渠道聯絡該供應商。
取得你的 Coinepay 虛擬卡： 註冊 · App Store · Google Play · 客戶支援
常見問題
公司可以用 Coinepay 虛擬卡作經常性軟件付款嗎？
你可以在提供卡付款的網上結帳中輸入 Coinepay 虛擬卡。請在供應商賬戶中查核其卡要求、續訂條款及訂閱狀態。
我可以用卡而非轉賬來支付軟件發票嗎？
未必可以。請依循你已獲批准發票上的付款方式；發票賬單的條款可能與自助卡結帳不同。
為發票轉賬付款時，我應加入甚麼參考？
請加入供應商指定的發票編號或匯款參考，然後確認供應商已將付款用於正確的發票。
我的公司應為軟件訂閱保留哪些記錄？
保留已批准的訂單或合約、發票或收據、付款記錄、續訂及取消詳情，以及商業用途的證明。
