Coinepay | Come pagare gli abbonamenti software come azienda

Pagare un software come azienda comporta molto più che inserire un numero di carta. Servono l'abbonamento e il numero di postazioni corretti, un metodo di pagamento accettato dal fornitore, dati di fatturazione aziendali accurati e un modo per tenere traccia dei rinnovi. Una carta virtuale Coinepay può essere utilizzata per il checkout online; Coinepay Global Remittance è un'altra opzione quando un fornitore ha approvato la fatturazione e fornisce le istruzioni per il bonifico. Il checkout o il contratto del fornitore determina quale percorso è disponibile.

Prima di pagare: conferma come il fornitore fattura alla tua azienda

Parti dalla pagina ufficiale dei prezzi, dal checkout o dall'ordine firmato del fornitore di software. Conferma il prodotto, il numero di postazioni, l'intervallo di fatturazione, la valuta di pagamento, le condizioni di rinnovo e chi può modificare o annullare l'abbonamento. Prezzi e opzioni di pagamento variano in base al prodotto e alla regione. Fai approvare l'acquisto dal responsabile del budget prima di aggiungere un metodo di pagamento.

La maggior parte degli acquisti segue uno di due percorsi:

Checkout self-service: il fornitore accetta una carta online e potrebbe salvarla per il rinnovo automatico. Usa questo percorso quando il checkout del fornitore offre il pagamento con carta per l'account della tua azienda.
Fatturazione approvata: il fornitore emette una fattura con istruzioni di pagamento e condizioni. Usa il metodo specificato su quella fattura, se disponibile per la tua azienda; non dare per scontato che un addebito su carta possa sostituire un bonifico su fattura.

Un ordine di acquisto (PO) registra l'approvazione interna o aiuta un fornitore a identificare l'acquisto; di per sé non paga una fattura. Allo stesso modo, una ricevuta emessa dopo un addebito su carta non significa che l'account abbia condizioni di fatturazione. Ad esempio, le istruzioni di fatturazione mensile di Google indirizzano i clienti ai metodi indicati sulla loro fattura anziché a una carta di credito. Microsoft subordina la fatturazione tramite bonifico all'idoneità e all'approvazione e afferma che non è disponibile per i nuovi clienti. Verifica il tuo account fornitore anziché presumere che si applichi una delle due modalità.

Prepara l'account aziendale e i dati di pagamento

Raccogli la ragione sociale legale, un indirizzo di fatturazione autentico, i dati fiscali richiesti dal fornitore, l'email di lavoro dell'amministratore dell'abbonamento, il numero di postazioni approvato e un responsabile del budget. Chiedi se l'account presso il fornitore debba essere intestato a un amministratore aziendale condiviso anziché a un singolo dipendente. Mantieni l'accesso a quell'account sotto i normali controlli di sicurezza della tua azienda.

Per utilizzare una carta virtuale Coinepay, registrati su Coinepay e completa la verifica dell'identità prima di utilizzare i servizi di carta. Coinepay rilascia un numero di carta virtuale, una data di scadenza e un CVV. Controlla la dashboard Coinepay o l'app mobile per le informazioni e i controlli applicabili al tuo account; l'app è disponibile su iOS e Android. L'emissione delle carte e i servizi sui fondi sono forniti da istituzioni finanziarie partner autorizzate.

Usa i dati reali dell'azienda al checkout del fornitore. Se un fornitore specifica i tipi di carta ammissibili o i luoghi di emissione, verifica tali condizioni prima dell'acquisto e contatta l'assistenza Coinepay per confermare se la tua carta le soddisfa. È il fornitore a decidere se accettare un determinato pagamento.

Paga un abbonamento online con una carta virtuale Coinepay

Scegli l'abbonamento nell'account del fornitore. Accedi tramite il sito ufficiale del fornitore, seleziona il prodotto e il numero di postazioni approvato e rivedi l'intervallo di fatturazione. Fai attenzione alle date di conversione della prova e alle condizioni di rinnovo automatico.
Rivedi l'ordine prima del checkout. Controlla la valuta, le tasse indicate, il contatto di fatturazione e se la modifica delle postazioni o dei piani in un secondo momento potrebbe influire sull'addebito successivo. I sistemi di abbonamento possono applicare addebiti o crediti proporzionali; anche una modifica dell'intervallo di fatturazione può causare un addebito immediato.
Inserisci i dati della carta. Nel modulo di pagamento con carta del fornitore, inserisci il numero della carta virtuale Coinepay, la data di scadenza e il CVV, insieme ai dati di fatturazione reali della tua azienda. Completa qualsiasi verifica richiesta durante il checkout. Non alterare il tuo indirizzo o la tua posizione per aggirare le regole di un fornitore.
Conferma l'acquisto e conserva le prove. Assicurati che il fornitore mostri lo stato corretto dell'abbonamento. Scarica la conferma dell'ordine e la fattura o la ricevuta e abbina l'addebito al registro delle transazioni Coinepay. Registra la data di rinnovo, l'amministratore dell'abbonamento e la procedura di annullamento.

Per Google Workspace, le opzioni di pagamento possono dipendere dal prodotto, dal paese e dall'account di fatturazione; l'addebito diretto da conto bancario statunitense può essere offerto secondo le sue regole. Tale opzione è distinta dal pagamento tramite carta virtuale. Usa le opzioni effettivamente presentate nell'account di fatturazione della tua azienda anziché cercare di seguire un percorso di pagamento destinato a un altro cliente.

Paga una fattura approvata del fornitore tramite bonifico

Se il fornitore di software ha concesso alla tua azienda la fatturazione, verifica innanzitutto che la fattura sia autentica e che un bonifico sia un modo accettato per saldarla. Una fattura di rinnovo inaspettata o un'improvvisa modifica dei dati bancari merita una verifica indipendente tramite i recapiti del fornitore di cui la tua azienda già si fida.

Abbina la fattura a un acquisto approvato. Controlla il nome del fornitore, il prodotto, il periodo di servizio, le postazioni, l'importo, la valuta, la data di scadenza ed eventuali numeri di PO. Chiedi al fornitore di correggere le discrepanze prima di pagare.
Segui le istruzioni della fattura. Usa il destinatario e i dati di pagamento indicati. Includi il numero di fattura o il riferimento di pagamento nelle informazioni del bonifico in modo che il fornitore possa identificare il pagamento. Google avverte che un pagamento privo dei dati della fattura potrebbe essere applicato ad addebiti più vecchi.
Rivedi il bonifico in Coinepay. Dove il destinatario e il percorso sono disponibili, inserisci i dati richiesti in Coinepay Global Remittance. Rivedi il tasso di cambio e le commissioni mostrate nell'app prima di confermare. Salva il registro del bonifico e usa il suo tracciamento di stato per i controlli successivi.
Riconcilia con il fornitore. Un bonifico inviato e una fattura contrassegnata come pagata sono registrazioni diverse. Conserva la conferma del bonifico, poi verifica che il fornitore l'abbia applicato alla fattura corretta.

I bonifici transfrontalieri sono soggetti a verifica dell'identità, screening delle sanzioni e normative locali. Coinepay può richiedere documenti relativi allo scopo del pagamento o all'origine dei fondi. Non serve persone sanzionate o residenti di giurisdizioni soggette a sanzioni complete. Non inviare il pagamento tramite un'altra persona per aggirare una verifica o una restrizione.

Mantieni sotto controllo rinnovi, contabilità e documenti fiscali

Crea un semplice registro degli abbonamenti con il nome del software, l'amministratore dell'account, il responsabile del budget, il numero di postazioni, il metodo di pagamento, la data di rinnovo e i passaggi per l'annullamento. Rivedilo quando i dipendenti entrano o lasciano l'azienda e prima di un upgrade. Alcuni fornitori addebitano automaticamente un metodo salvato; altri inviano una fattura per il pagamento. Conferma quale modalità ha la tua azienda, anziché considerare una fattura inviata via email come prova che non si verificherà un addebito automatico.

Conserva il contratto o l'ordine approvato, le fatture o le ricevute, la prova di pagamento e un registro dell'uso aziendale secondo la politica di conservazione della tua azienda. Abbina ogni addebito o bonifico all'abbonamento e alla registrazione contabile pertinenti. Separa qualsiasi uso personale da quello aziendale e chiedi al tuo commercialista come classificare la spesa ed eventuali obblighi fiscali o di rendicontazione applicabili.

Il trattamento fiscale dipende dal luogo e dal prodotto. Ad esempio, un'azienda dell'UE che acquista servizi da un'azienda di un altro paese dell'UE in genere deve considerare la procedura di inversione contabile dell'IVA. Negli Stati Uniti, il trattamento delle imposte sulle vendite e sull'uso può variare da stato a stato e in base a come viene classificato il software. Una fattura del fornitore che non mostra imposte non stabilisce di per sé che non ne sia dovuta alcuna. Rivedi la fattura del fornitore e, se necessario, richiedi una consulenza fiscale locale.

Risolvi un pagamento fallito o mancante

Il checkout con carta viene rifiutato: ricontrolla i dati della carta e le informazioni di fatturazione reali, poi cerca eventuali richieste di verifica. Conferma i requisiti attuali della carta del fornitore e lo stato della tua carta in Coinepay. Se il fornitore limita i tipi di carta o i luoghi di emissione, chiedi all'assistenza Coinepay se la tua carta soddisfa i requisiti indicati prima di riprovare.
Il metodo di pagamento che ti aspettavi è assente: controlla il paese, il prodotto e le regole dell'account di fatturazione del fornitore. Ad esempio, l'addebito diretto bancario di Google Workspace non è un'opzione di checkout universale, mentre la fatturazione tramite bonifico di Microsoft richiede idoneità e approvazione.
La fattura risulta ancora non pagata: controlla lo stato del bonifico, i dati del destinatario e se hai incluso il riferimento della fattura. Chiedi al fornitore di rintracciare il pagamento prima di inviarne un altro.
Un rinnovo o una fattura modificata sembra non familiare: confrontalo con l'ordine approvato e il registro degli abbonamenti. Conferma eventuali nuove istruzioni di pagamento con il fornitore tramite un canale verificato in modo indipendente prima di pagare.

Se il problema riguarda una carta Coinepay o un registro di bonifico, contatta l'assistenza Coinepay. Per modifiche al piano, allocazione delle fatture, rimborsi o annullamenti, contatta il fornitore di software tramite il suo canale di assistenza ufficiale.

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FAQ

Un'azienda può usare una carta virtuale Coinepay per i pagamenti ricorrenti di software?

Puoi inserire una carta virtuale Coinepay in un checkout online che offre il pagamento con carta. Controlla i requisiti della carta del fornitore, le condizioni di rinnovo e lo stato dell'abbonamento nel suo account.

Posso pagare una fattura software con una carta invece di un bonifico?

Non necessariamente. Segui i metodi di pagamento indicati sulla tua fattura approvata; la fatturazione può avere condizioni diverse dal checkout con carta self-service.

Quale riferimento devo includere quando trasferisco il pagamento di una fattura?

Includi il numero di fattura o il riferimento di pagamento specificato dal fornitore, poi conferma che il fornitore applichi il pagamento alla fattura corretta.

Quali documenti deve conservare la mia azienda per un abbonamento software?

Conserva l'ordine o il contratto approvato, le fatture o le ricevute, i registri di pagamento, i dettagli di rinnovo e annullamento e la prova dell'uso aziendale.

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