Coinepay | Como pagar assinaturas de software como empresa

Pagar por software como empresa envolve mais do que inserir um número de cartão. Você precisa da assinatura e do número de assentos corretos, de um método de pagamento que o fornecedor aceite, de dados de cobrança empresariais precisos e de uma forma de acompanhar as renovações. Um cartão virtual Coinepay pode ser usado em checkouts online; o Coinepay Global Remittance é outra opção quando um fornecedor tem cobrança por fatura aprovada e fornece instruções de transferência. O checkout ou contrato do fornecedor determina qual caminho está disponível.

Antes de pagar: confirme como o fornecedor cobra sua empresa

Comece pela página oficial de preços, pelo checkout ou pelo pedido assinado do fornecedor de software. Confirme o produto, o número de assentos, o intervalo de cobrança, a moeda de pagamento, os termos de renovação e quem pode alterar ou cancelar a assinatura. Os preços e as opções de pagamento variam conforme o produto e a região. Faça com que a pessoa responsável pelo orçamento aprove a compra antes de adicionar um método de pagamento.

A maioria das compras segue um de dois caminhos:

Checkout de autoatendimento: O fornecedor aceita um cartão online e pode salvá-lo para renovação automática. Use este caminho quando o checkout do fornecedor oferecer pagamento por cartão para a conta da sua empresa.
Cobrança por fatura aprovada: O fornecedor emite uma fatura com instruções e termos de pagamento. Use o método especificado nessa fatura, se disponível para sua empresa; não presuma que uma cobrança no cartão pode substituir uma transferência por fatura.

Um pedido de compra (PO) registra a aprovação interna ou ajuda o fornecedor a identificar a compra; ele próprio não paga uma fatura. Da mesma forma, um recibo emitido após uma cobrança no cartão não significa que a conta tem termos de cobrança por fatura. Por exemplo, as instruções de faturamento mensal da Google orientam os clientes aos métodos indicados na fatura, em vez de um cartão de crédito. A Microsoft condiciona a cobrança por transferência bancária à elegibilidade e aprovação e afirma que ela não está disponível para novos clientes. Verifique sua própria conta de fornecedor em vez de presumir que qualquer um desses arranjos se aplica.

Prepare a conta da empresa e os dados de pagamento

Reúna a razão social, um endereço de cobrança verdadeiro, os dados fiscais solicitados pelo fornecedor, o e-mail corporativo do administrador da assinatura, o número de assentos aprovado e um responsável pelo orçamento. Pergunte se a conta do fornecedor deve pertencer a um administrador compartilhado da empresa, em vez de a um funcionário individual. Mantenha o acesso a essa conta sob os controles de segurança normais da sua empresa.

Para usar um cartão virtual Coinepay, cadastre-se na Coinepay e conclua a verificação de identidade antes de usar os serviços de cartão. A Coinepay emite um número de cartão virtual, data de validade e CVV. Verifique o painel da Coinepay ou o aplicativo para dispositivos móveis para as informações e controles aplicáveis à sua conta; o aplicativo está disponível para iOS e Android. A emissão de cartões e os serviços de fundos são fornecidos por instituições financeiras parceiras licenciadas.

Use os dados reais da empresa no checkout do fornecedor. Se um fornecedor especificar tipos de cartão ou locais de emissão elegíveis, verifique essas condições antes de comprar e entre em contato com o suporte da Coinepay para confirmar se seu cartão atende a elas. O fornecedor decide se aceita ou não qualquer pagamento específico.

Pague uma assinatura online com um cartão virtual Coinepay

Escolha a assinatura na conta do fornecedor. Faça login pelo site oficial do fornecedor, selecione o produto e o número aprovado de assentos e revise o intervalo de cobrança. Fique atento às datas de conversão de avaliação e aos termos de renovação automática.
Revise o pedido antes do checkout. Verifique a moeda, os impostos exibidos, o contato de cobrança e se alterar assentos ou planos mais tarde poderia afetar a próxima cobrança. Os sistemas de assinatura podem aplicar cobranças ou créditos proporcionais; uma mudança no intervalo de cobrança também pode gerar uma cobrança imediata.
Insira os dados do cartão. No formulário de pagamento por cartão do fornecedor, insira o número do cartão virtual Coinepay, a data de validade e o CVV, junto com as informações reais de cobrança da sua empresa. Conclua qualquer verificação solicitada durante o checkout. Não altere seu endereço ou localização para contornar as regras de um fornecedor.
Confirme a compra e guarde o comprovante. Certifique-se de que o fornecedor exibe o status correto da assinatura. Baixe a confirmação do pedido e a fatura ou recibo, e associe a cobrança ao seu registro de transação Coinepay. Registre a data de renovação, o administrador da assinatura e o procedimento de cancelamento.

Para o Google Workspace, as opções de pagamento podem depender do produto, do país e da conta de cobrança; o débito direto em conta bancária dos EUA pode ser oferecido conforme suas regras. Essa opção é separada do pagamento por cartão virtual. Use as opções efetivamente apresentadas na conta de cobrança da sua empresa, em vez de tentar seguir um caminho de pagamento destinado a outro cliente.

Pague uma fatura de fornecedor aprovada por transferência

Se o fornecedor de software concedeu à sua empresa a cobrança por fatura, verifique primeiro se a fatura é genuína e se uma transferência é uma forma aceita de liquidá-la. Uma fatura de renovação inesperada ou uma mudança repentina nos dados bancários merece verificação independente por meio das informações de contato do fornecedor em que sua empresa já confia.

Associe a fatura a uma compra aprovada. Verifique o nome do fornecedor, o produto, o período de serviço, os assentos, o valor, a moeda, a data de vencimento e qualquer número de PO. Peça ao fornecedor para corrigir discrepâncias antes de pagar.
Siga as instruções da fatura. Use o destinatário e os dados de pagamento indicados. Inclua o número da fatura ou a referência de remessa nas informações da transferência para que o fornecedor possa identificar o pagamento. A Google alerta que um pagamento sem os dados da fatura pode ser aplicado a cobranças mais antigas.
Revise a transferência na Coinepay. Quando o destinatário e a rota estiverem disponíveis, insira os dados necessários no Coinepay Global Remittance. Revise a taxa de câmbio e as tarifas exibidas no aplicativo antes de confirmar. Salve o registro da transferência e use o rastreamento de status para acompanhar.
Faça a conciliação com o fornecedor. Uma transferência enviada e uma fatura marcada como paga são registros diferentes. Guarde a confirmação da transferência e, depois, verifique se o fornecedor a aplicou à fatura correta.

As transferências transfronteiriças estão sujeitas à verificação de identidade, à triagem de sanções e às regulamentações locais. A Coinepay pode solicitar documentos referentes à finalidade do pagamento ou à origem dos fundos. Ela não atende pessoas sancionadas nem residentes de jurisdições sob sanções abrangentes. Não envie pagamento por meio de outra pessoa para contornar uma análise ou restrição.

Mantenha renovações, contabilidade e registros fiscais sob controle

Crie um registro simples de assinaturas com o nome do software, o administrador da conta, o responsável pelo orçamento, o número de assentos, o método de pagamento, a data de renovação e as etapas de cancelamento. Revise-o quando funcionários entrarem ou saírem e antes de um upgrade. Alguns fornecedores cobram automaticamente de um método salvo; outros enviam uma fatura para pagamento. Confirme qual arranjo sua empresa tem, em vez de tratar uma fatura enviada por e-mail como prova de que não ocorrerá uma cobrança automática.

Mantenha o contrato ou pedido aprovado, as faturas ou recibos, o comprovante de pagamento e um registro do uso empresarial de acordo com a política de retenção da sua empresa. Associe cada cobrança ou transferência à assinatura e ao lançamento contábil relevantes. Separe qualquer uso pessoal do uso empresarial e pergunte ao seu contador como classificar a despesa e quaisquer obrigações fiscais ou de declaração aplicáveis.

O tratamento fiscal depende da localização e do produto. Por exemplo, uma empresa da UE que compra serviços de uma empresa em outro país da UE geralmente precisa considerar o procedimento de autoliquidação do IVA (reverse-charge). Nos Estados Unidos, o tratamento do imposto sobre vendas e uso pode variar por estado e pela forma como o software é classificado. Uma fatura de fornecedor que não mostra imposto não estabelece, por si só, que nenhum é devido. Revise a fatura do fornecedor e busque orientação fiscal local quando necessário.

Solucione um pagamento que falhou ou está faltando

O checkout com cartão é recusado: Verifique novamente os dados do cartão e as informações reais de cobrança e procure qualquer solicitação de verificação. Confirme os requisitos atuais de cartão do fornecedor e o status do seu cartão na Coinepay. Se o fornecedor restringir tipos de cartão ou locais de emissão, pergunte ao suporte da Coinepay se o seu cartão atende aos requisitos indicados antes de tentar novamente.
O método de pagamento que você esperava não aparece: Verifique o país, o produto e as regras da conta de cobrança do fornecedor. Por exemplo, o débito direto em conta bancária do Google Workspace não é uma opção de checkout universal, enquanto a cobrança por transferência bancária da Microsoft exige elegibilidade e aprovação.
A fatura ainda aparece como não paga: Verifique o status da transferência, os dados do destinatário e se você incluiu a referência da fatura. Peça ao fornecedor para rastrear o pagamento antes de enviar outro.
Uma renovação ou fatura alterada parece desconhecida: Compare-a com o pedido aprovado e o registro de assinaturas. Confirme quaisquer novas instruções de pagamento com o fornecedor por um canal verificado de forma independente antes de pagar.

Se o problema for com um cartão ou registro de transferência da Coinepay, entre em contato com o suporte da Coinepay. Para mudanças de plano, alocação de fatura, reembolsos ou cancelamento, entre em contato com o fornecedor de software pelo seu canal oficial de suporte.

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Perguntas frequentes

Uma empresa pode usar um cartão virtual Coinepay para pagamentos recorrentes de software?

Você pode inserir um cartão virtual Coinepay em um checkout online que ofereça pagamento por cartão. Verifique os requisitos de cartão do fornecedor, os termos de renovação e o status da assinatura na conta dele.

Posso pagar uma fatura de software com cartão em vez de transferência?

Não necessariamente. Siga os métodos de pagamento indicados na sua fatura aprovada; a cobrança por fatura pode ter termos diferentes do checkout por cartão de autoatendimento.

Que referência devo incluir ao transferir o pagamento de uma fatura?

Inclua o número da fatura ou a referência de remessa especificados pelo fornecedor e, em seguida, confirme que o fornecedor aplica o pagamento à fatura correta.

Quais registros minha empresa deve manter para uma assinatura de software?

Mantenha o pedido ou contrato aprovado, as faturas ou recibos, os registros de pagamento, os detalhes de renovação e cancelamento e a evidência de uso empresarial.

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