Coinepay | Een buitenlandse factuur betalen met Coinepay

Een factuur van een leverancier in een ander land betalen klinkt eenvoudig, totdat je de pdf opent: de bank van de begunstigde staat in het buitenland, de valuta is onbekend en in de betaalinstructies staat een SWIFT/BIC-code, een IBAN of een betaallink die je nog nooit hebt gebruikt. In deze gids lees je hoe je een buitenlandse factuur met Coinepay betaalt, hoe je kiest tussen een virtuele kaart en een bankoverschrijving, wat je vooraf moet voorbereiden en wat je doet als gegevens niet overeenkomen.

Kijk eerst wat de factuur van je vraagt

Controleer de factuur aan de hand van de onderliggende bestelling of overeenkomst voordat je geld overmaakt. Controleer de officiële naam van de begunstigde, het bedrag, de valuta, de vervaldatum en de betaalmethode die de leverancier daadwerkelijk aanbiedt. Betaal geen factuur die je niet herkent en wees alert op wijzigingen in bankgegevens op het laatste moment.

Gewijzigde betaalinstructies voor een begunstigde zijn een veelvoorkomende fraudemethode. Zijn de bankgegevens nieuw of gewijzigd sinds de vorige factuur? Controleer ze dan door de leverancier te bellen op een nummer dat je al in je administratie had staan, niet op een telefoonnummer in het wijzigingsverzoek zelf. Een telefoontje van twee minuten kan voorkomen dat je een onomkeerbare betaling naar een rekening van een fraudeur doet.

Afhankelijk van hoe de leverancier betaald wil worden, kies je met Coinepay doorgaans een van deze twee manieren:

Een factuur met kaartbetaling of betaallink — de leverancier biedt een online betaalpagina of een gehoste betaalpagina aan. Hier kun je de gegevens van een virtuele kaart van Coinepay invoeren, net als die van een andere kaart.
Een factuur voor bankoverschrijving — de leverancier geeft je rekeninggegevens en verwacht een grensoverschrijdende overschrijving. Hiervoor is Coinepay Global Remittance geschikt.

Gebruik alleen een methode die de leverancier daadwerkelijk aanbiedt. Staan er bankgegevens op de factuur, probeer dan niet op eigen initiatief met een kaart te betalen. Staat er een betaallink op, gebruik die dan in plaats van geld over te maken naar een rekening die daar niet bij hoort.

Wat je moet voorbereiden

Je hebt een geverifieerd Coinepay-account nodig voordat je iets kunt betalen. Heb je je nog niet aangemeld, maak dan een account aan en rond eerst de identiteitsverificatie (KYC) af; die is vereist voor kaart- en gelddiensten. Je kunt alles beheren via het Coinepay-dashboard of de mobiele app voor iOS en op Google Play.

Houd voor een kaartbetaling de factuur bij de hand, zodat je bij het afrekenen de naam van de verkoper en het bedrag kunt controleren. Verzamel voor een bankoverschrijving de volgende gegevens van de factuur:

De officiële naam en het adres van de begunstigde.
De naam en het adres van de ontvangende bank.
Het rekeningnummer, of de IBAN waar die notatie wordt gebruikt. IBAN staat voor International Bank Account Number en kan uit maximaal 34 tekens bestaan; niet elk land gebruikt deze notatie.
De SWIFT/BIC-code van de bank, indien van toepassing. Een BIC identificeert de financiële instelling en bestaat uit acht of elf tekens.
Elke betalingsreferentie die je volgens de leverancier moet vermelden, zoals het factuurnummer.

Ontbreekt er iets? Vraag dan vóór het overmaken aan de begunstigde of de ontvangende bank of voor dat land aanvullende gegevens nodig zijn.

Optie A: betaal een factuur met kaartbetaling of betaallink met een virtuele kaart van Coinepay

Coinepay geeft virtuele kaarten uit waarvan je direct het kaartnummer, de vervaldatum en de CVV krijgt. Die kun je gebruiken voor online betalingen, software, abonnementen en vergelijkbare betaalpagina's van leveranciers.

Maak in de Coinepay-app of het dashboard een virtuele kaart aan (of open een bestaande kaart) en bekijk het kaartnummer, de vervaldatum en de CVV.
Open de officiële betaalpagina van de leverancier of de betaallink op de factuur.
Voer de kaartgegevens in en gebruik je echte naam en factuurgegevens — die moeten overeenkomen met je Coinepay-account.
Controleer de naam van de verkoper en het bedrag op het bevestigingsscherm voordat je de betaling indient.
Bewaar het betalingsbewijs en noteer in je administratie bij de factuur welke kaart je hebt gebruikt.

Als je leveranciers regelmatig betaalt, kun je per leverancier of advertentieaccount een aparte virtuele kaart aanmaken en voor elke kaart een aangepaste bestedingslimiet instellen. Zo blijft het afstemmen van betalingen overzichtelijk. Houd er rekening mee dat sommige verkopers beperkingen stellen aan de kaarten die ze accepteren. Als een leverancier eisen stelt aan het kaarttype of het land van uitgifte, neem dan vóór je probeert te betalen contact op met Coinepay-support om te bevestigen dat je kaart aan die eisen voldoet.

Optie B: betaal een factuur voor bankoverschrijving met Coinepay Global Remittance

Als de leverancier het geld op een bankrekening, in een mobiele wallet of via contante afhaling wil ontvangen, gebruik dan Coinepay Global Remittance. Coinepay ondersteunt stortingen op bankrekeningen, mobiele wallets (zoals UPI, GCash, Maya, M-Pesa, bKash, JazzCash en GoPay) en contante afhaling, en kan geld versturen naar alle landen en regio's behalve die waarvoor alomvattende sancties gelden.

Start een nieuwe overschrijving in de app en kies het land van bestemming en de uitbetalingsmethode die op de factuur staan.
Voer de gegevens van de begunstigde precies in zoals ze op de factuur staan: de officiële naam, het rekeningnummer of de IBAN en, waar nodig, de SWIFT/BIC-code.
Voer het bedrag in. Als de factuur volledig moet worden betaald, controleer dan of je kunt opgeven welk bedrag de ontvanger moet ontvangen, zodat de leverancier niet te weinig krijgt.
Vul het factuurnummer in het referentieveld in, zodat de leverancier de betaling aan de factuur kan koppelen.
Controleer de wisselkoers en kosten, die duidelijk worden getoond voordat je bevestigt, samen met de geschatte aankomsttijd voor de gekozen uitbetalingsmethode en het land van bestemming.
Bevestig de overschrijving, volg daarna de status in de app en bewaar de bevestiging bij de factuur.

Overschrijvingen kunnen al binnen 10 minuten aankomen, maar de daadwerkelijke levertijd hangt af van de uitbetalingsmethode en het land van bestemming — ga uit van de schatting die je ziet voordat je bevestigt.

Naleving van regelgeving en documentatie

Grensoverschrijdende betalingen zijn onderworpen aan identiteitsverificatie, controle aan de hand van sanctielijsten en lokale regelgeving. Alle klanten en tegenpartijen worden aan de hand van sanctielijsten gecontroleerd. Daarom kan Coinepay geen betalingen doen aan personen tegen wie sancties gelden of naar rechtsgebieden waarvoor alomvattende sancties gelden, ook niet als de factuur en bankgegevens geldig lijken. Controleer daarom de specifieke betrokken partijen in plaats van er alleen van uit te gaan dat een heel land is toegestaan.

Coinepay kan om ondersteunende documenten vragen, bijvoorbeeld over het doel van de betaling of de herkomst van het geld. Als je de factuur en de overeenkomst bij de hand hebt, kun je die snel aanleveren. Bewaar voor elke transactie een administratie die aan de regels voldoet; voor bedrijven die betalingen met buitenlandse partners afwikkelen, bewaart Coinepay transactiegegevens die je voor je eigen boekhouding kunt gebruiken.

Belastingen en bronheffing staan los van de betaling zelf. In de Verenigde Staten hangt de vraag of je bronheffing verschuldigd bent over een betaling aan een buitenlandse leverancier af van het soort werk en waar dat is uitgevoerd, niet alleen van het adres van de leverancier. Mogelijk moet de leverancier je ook belastingdocumentatie geven (formulier W-8BEN voor een persoon, formulier W-8BEN-E voor een entiteit). Raadpleeg bij twijfel de richtlijnen van de IRS of je belastingadviseur. Gebruik nooit een valse identiteit, een vals adres of een andere omweg om de controles van een leverancier of dienstverlener te omzeilen.

Problemen oplossen

De betaling is mislukt of de kaart is geweigerd

Controleer het kaartnummer, de vervaldatum en de CVV opnieuw en zorg dat de naam bij de factuurgegevens overeenkomt met je Coinepay-profiel. Sommige leveranciers accepteren niet alle kaarttypen; vraag in dat geval Coinepay-support om bevestiging voordat je het opnieuw probeert.

De leverancier zegt dat de overschrijving niet is ontvangen

Controleer de status in de app. Als de overschrijving als verzonden staat aangegeven, controleer dan of het factuurnummer in het referentieveld is ingevuld — zonder referentie kan een betaling ongekoppeld blijven. Deel je bevestiging met de leverancier, zodat die de betaling ermee kan opzoeken.

Ik heb verkeerde rekeninggegevens ingevoerd

Onderneem onmiddellijk actie. Een voltooide overschrijving naar een verkeerde rekening kan moeilijk worden teruggedraaid. Neem meteen contact op met Coinepay-support als je een fout ontdekt of fraude vermoedt, en geef de referentie van de overschrijving door.

De overschrijving wordt vastgehouden voor controle

Dit betekent meestal dat er meer informatie nodig is voor verificatie of controle aan de hand van sanctielijsten. Lever gevraagde documenten, bijvoorbeeld over het doel van de betaling of de herkomst van het geld, zo snel mogelijk aan. Splits de betaling niet op en laat deze niet via een derde partij lopen om controles te ontwijken.

Hulp nodig?

Weet je niet zeker welke methode bij je factuur past? Neem dan vóór je betaalt contact op via Coinepay-support of Coinepay Telegram. Het is altijd goedkoper om de gegevens te controleren dan achter een verkeerd overgemaakte betaling aan te moeten gaan.

Vraag je Coinepay virtuele kaart aan: Aanmelden · App Store · Google Play · Klantenservice

Veelgestelde vragen

Moet ik mijn buitenlandse factuur met een kaart of via een bankoverschrijving betalen?

Gebruik de methode die de leverancier daadwerkelijk aanbiedt. Als de factuur een online betaalpagina of betaallink bevat, kun je mogelijk een virtuele kaart van Coinepay gebruiken. Staan er gegevens voor een bankrekening, mobiele wallet of contante afhaling op, gebruik dan Coinepay Global Remittance. Kies niet op eigen initiatief een andere methode.

Welke gegevens heb ik nodig om de bankrekening van een buitenlandse leverancier te betalen?

Je hebt de officiële naam en het adres van de begunstigde nodig, de naam en het adres van de ontvangende bank, het rekeningnummer of de IBAN en, indien van toepassing, de SWIFT/BIC-code. Je hebt ook elke referentie nodig die je volgens de leverancier moet vermelden, zoals het factuurnummer.

De leverancier heeft nieuwe bankgegevens gestuurd. Is het veilig om daarnaar te betalen?

Controleer gewijzigde bankgegevens door de leverancier te bellen op een nummer dat je al in je administratie had staan, niet op een nummer in het wijzigingsverzoek. Gewijzigde betaalinstructies voor een begunstigde zijn een veelvoorkomende fraudemethode. Controleer de gegevens dus voordat je geld overmaakt.

Vraagt Coinepay om documenten als ik een factuur in het buitenland betaal?

Dat kan. Grensoverschrijdende overschrijvingen zijn onderworpen aan identiteitsverificatie, controle aan de hand van sanctielijsten en lokale regelgeving. Daarom kan Coinepay vragen naar het doel van de betaling of de herkomst van het geld. Houd je factuur en overeenkomst bij de hand, zodat je snel kunt reageren.

Hoe zorg ik ervoor dat de leverancier mijn betaling aan de juiste factuur koppelt?

Vul bij de overschrijving het factuurnummer in het referentieveld in en bewaar je bevestiging. Door een ontbrekende of verkeerde referentie kan een ontvangen betaling ongekoppeld blijven aan de factuur.

Een buitenlandse factuur betalen met Coinepay